Um die weitere Ausbreitung des Corona-Virus aufzuhalten, arbeiten immer mehr Menschen von zuhause oder unterwegs. Gearbeitet wird überall, wo die Ansteckungsgefahr geringer ist als im Großraumbüro oder in Unternehmensräumen. Das hat – abgesehen von Corona – auch weitere Vorteile. Fahrzeiten fallen weg, es wird CO2 eingespart und Mitarbeiter arbeiten mit allen Kollegen auf der ganzen Welt gleich konzentriert zusammen. Die technischen Möglichkeiten reichen vom Online-Austausch zweier Personen über Meetings mit mehreren Kollegen und Partnern bis zu Webinaren und komplett virtuellen Events.
Arbeit ist etwas, was man tut und kein Ort, an den man geht!
„Virtuelles Arbeiten ist einfacher als man denkt, man braucht nur etwas aktuelle Technologie und den Mut zum Wandel“, sagt Detlev Artelt, eco Themenexperte fürs Online-Arbeiten und Autor und Herausgeber zahlreicher Publikationen zum Thema. „Der Corona-Virus motiviert viele Mittelständler zurzeit, mutiger zu werden und entsprechende Arbeitsmodelle einzuführen.“ Um Betrieben dabei praktische Hilfestellung zu geben, beschreibt Artelt fünf einfache Schritte:
- Umdenken
Um die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, brauchen Mittelständler den Mut zur Veränderung. Beispielsweise sollten nicht die Anwesenheitszeiten des Mitarbeiters einer Bewertung zugrunde liegen, sondern die Ergebnisse seiner Arbeit. Offenheit für Neues ist Voraussetzung dafür, die Digitalisierung im eigenen Betrieb wirklich zu leben.
- Konzept erstellen
Zu einem planvollen Vorgehen gehört es zu analysieren, welcher Mitarbeiter im Unternehmen virtuell arbeiten könnte und sollte. Bei der Analyse des Status quo und dem Blick auf notwendige zielführende Konzept, sollten Geschäftsführer oder IT-Leiter mit Spezialisten zusammenarbeiten. Das benötigte Know-how ist entweder intern vorhanden oder wird von externen Beratern eingebracht.
- Das Umfeld schaffen
Um auch virtuell produktiv zu sein, brauchen Mitarbeiter ruhige Arbeitsplätze. Wichtig ist auch ein ergonomischer Platz, sprich ein geeigneter Stuhl und Tisch, sowie ausreichende Beleuchtung. Optimal ist es, wenn Arbeitsmittel wie Laptop und Handy während der Freizeit weggeschlossen werden können. Diese Voraussetzung können unterschiedliche Orte erfüllen, etwa das Home-Office, Co-Working-Spaces oder auch mobile Offices.
- Infrastruktur bereitstellen
Eine unabdingbare Voraussetzung ist eine stabile Breitband–Internetanbindung. Bereits 6.000 Megabit Downloadrate reichen aus, um produktiv zu arbeiten. Gehört es zum Job, Grafiken oder gar Videos zu sichten oder zu bearbeiten, sollten mindestens 16.000 Megabit zur Verfügung stehen. Um die Daten zu schützen, sollten diese DSGVO-konform im Online Speicher liegen oder per VPN auf die Unternehmens-IT zugegriffen werden. Viele Vorteile bieten Cloud Services, die den alten Firmen-Server ablösen. Es gibt zudem reichlich kostenlose Dienste für Online Meetings. Wichtig sind auch ein gutes Headset und eine brauchbare Kamera, wie sie in neueren Laptops bereits integriert ist.
- Arbeitsabläufe und -kultur leben
Sind diese Voraussetzungen gegeben, dann gelingt die produktive Zusammenarbeit, wenn alle mitmachen – auch der Chef. Regelmäßige offizielle Termine in größerer Runde für den Online-Austausch gehörten ebenso dazu wie der kontinuierliche Austausch mit Team-Kollegen. Regelmäßiger Online-Kontakt ist das Äquivalent zum Gespräch im Flur oder in der Kaffee-Küche. Örtlich verteilte Teams zu managen ist eine Aufgabe, die die Chefs nicht unterschätzen sollten. Doch den Austausch aller Kollegen zu fördern zahlt sich aus – die Produktivität und die Arbeitsergebnisse werden erfahrungsgemäß bald höher sein als zu Zeiten, als eine strenge Anwesenheitspflicht im Unternehmen galt.
Abgesehen davon, dass jeder Schritt in Richtung virtuelle Arbeit in Zeiten von Corona als positiv zu bewerten ist, geben Ihnen diese 5 Punkte einen kleinen Leitfaden, die Digitalisierung auch in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Denken Sie nicht nur darüber nach “virtuell zu werden”, sondern nutzen Sie die aktuelle Situation und werden Sie aktiv.
Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie auch im Webinar der eco Akademie: Bricks, Bytes & Behavior am 12.5. bei. Bitte melden Sie sich an unter eco https://www.eco.de/akademie/webinare/
Im Rahmen einer Artikelserie werden wir in Kürze weitere Texte zum Thema veröffentlichen.
