Arbeitskreise, Sitzungen, Talkrunden, Workshops: Viele Events, die aufgrund der Corona-Pandemie nicht mehr in der realen Welt stattfinden können, entstehen online neu. Damit die Online-Zusammenarbeit genauso produktiv ist wie live vor Ort, braucht es mehr als Videotelefonie und Chatfunktion. Das Einmaleins erfolgreicher Online-Events erläutert uns der eco Experte fürs Online-Arbeit und Geschäftsführer der aixvox GmbH Detlev Artelt hier im Interview:
Herr Artelt, welche Möglichkeiten gibt es, Workshops und Arbeitskreise mit bis zu 50 Teilnehmern online abzuhalten?
Die Möglichkeiten sind sehr breit. Voraussetzung sind geeignete technische Tools und die Bereitschaft der Teilnehmer, sich einzubringen. Bei Events im realen Raum brauchen Sie ja auch einen Meetingraum, Stifte, Flächen für Notizen oder Skizzen und einen Beamer. Das Online-Äquivalent sind virtuelle Whiteboards, Umfragetools und die technische Möglichkeit, Gruppen für Projektarbeiten aufzuteilen. Die Teilnehmer können so mit dem eigenen PC oder Pad an einer Mindmap arbeiten und gemeinsam Ergebnisse schaffen – genauso als wären alle zusammen in einem realen Raum. Es gibt eine große Auswahl an Softwarelösungen, die auch hohe Datenschutzanforderungen erfüllen und mit denen sich in der gleichen fachlichen Tiefe arbeiten lässt wie bei einem realen Event.
Wie laufen solche virtuellen Workshop ab?
Nach der Begrüßung sollten Keynote und Vorträge kurz, knapp und auf den Punkt sein. Die Aufmerksamkeit von bis zu 50 Personen im Online-Raum mit langen Monologen zu binden ist schwierig. Angeleitet von einem Moderator können sich die Teilnehmer anschließend in kleine Gruppen aufteilen, um einzelne Themengebiete zu bearbeiten. Anschließend kommen alle wieder zusammen und präsentieren die Ergebnisse. Es sollten regelmäßige Pausen eingeplant werden, damit sich die Teilnehmer kurz vom Bildschirm lösen und einen Kaffee holen können. Die Veranstalter sollten auch ausdrücklich den privaten 1:1 Austausch der Teilnehmer fördern, um den Netzwerkcharakter solcher Veranstaltungen zu erhalten. Viele Tools für die virtuelle Zusammenarbeit enthalten eine direkte Integration in soziale Medien.
Was sollten die Teilnehmer mitbringen oder bedenken, wenn sie sich für entsprechende Formate anmelden?
Wichtig ist neben einer stabilen Internetanbindung Pünktlichkeit, anständiges Licht und guter Ton. Die Teilnehmer sollten sich verstehen und gut sehen können. Die Umgebung muss dabei ruhig sein, um die anderen Teilnehmer nicht zu stören. Ohnehin sollte der Mute-Button genutzt werden, wenn man selbst nicht spricht.
Wie sieht es mit Hybrid-Formaten aus, empfehlen Sie diese?
Ja, gut gemachte Hybrid-Formate sind für alle Beteiligten sehr angenehm. Es befinden sich mehrere Personen in einem Raum und können dort – unter Einhaltung der Abstandsregeln – miteinander diskutieren. Eine Kamera kann dann die ganze Bühne erfassen, die Teilnehmer beteiligen sich von zuhause. Für die fachliche Arbeit teilt sich das Panel dann auf und gründet Kleingruppen. Die Produktivität dieser Form von Workshops und Events unterschätzen viele Verantwortliche noch immer. Wenn die Reisezeit wegfällt ist es häufig auch leichter, hochkarätige Sprecher für solch ein Event zu gewinnen.
Wenn so Vieles dafür spricht, warum beschäftigen sich viele Verantwortliche jetzt erst mit virtuellen Workshops?
Weil dem erst eine Weiterentwicklung der digitalen Arbeitskultur voran gehen muss. In Deutschland halten wir gerne an traditionellen Formen der Zusammenarbeit fest, das haben wir beim Thema Homeoffice und virtueller Teamarbeit erlebt. Die Digitalisierung ist in anderen Teilen der Welt, etwa in Asien, schon deutlich weiter. Grade in mittelständischen Unternehmen sind Change-Prozesse schwierig. Die Corona-Krise bietet uns jetzt die Chance, Bedenkenträger im Unternehmen zu überzeugen. Der Druck, schnell wieder produktiv zu werden, bringt viele Verantwortliche dazu, den virtuellen Formaten eine Chance zu geben. Wenn Unternehmen das Thema strategisch angehen bietet das ihnen im Endeffekt sogar die Chance, gestärkt aus der Krise hervorzugehen.
Herr Artelt, vielen Dank für das Interview!
