Ob von langer Hand geplant oder quick and dirty? Wie Unternehmen die Herausforderungen des mobilen Arbeitens meistern, das erläutert Jens Weller, Managing Director toplink GmbH, im Interview. toplink ist Sponsor der eco Geburtstagskampagne 25 Jahre eco – Netz mit Verantwortung.
Herr Weller, in der aktuellen Situation entsenden immer mehr Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Home-Office. Können diese dort so produktiv sein wie im Unternehmen?
Im besten Falle ja, natürlich. Im Regelfall ermittelt ein Unternehmen ja im Vorfeld seine organisatorischen und administrativen Anforderungen fürs Online-Arbeiten. Danach werden dann die technischen Lösungen auswählt, umgesetzt und die Mitarbeiter entsprechend geschult. Doch die Situation ist aktuell außergewöhnlich. Deutschland hatte im internationalen Vergleich bislang eine geringe Home-Office-Quote. Viele Unternehmen haben sich nicht ausreichend um das Thema gekümmert und stehen nun vor der Problematik, Online-Arbeiten ziemlich schnell einführen zu müssen.
Was sind die Erfolgsfaktoren, welche Weichen sollten im Vorfeld gestellt werden?
Ausgehen sollten Unternehmen von der Frage, was sie mit einer virtuellen Arbeitsumgebung erreichen möchten. Dann sollten sie nach Wegen suchen, das zu realisieren. Die Möglichkeiten sind äußerst vielfältig. Beispielsweise gibt es schnell umsetzbare Lösungen für Unternehmen, die in einer Krisensituation wie wir sie grade haben, vor allem handlungsfähig bleiben möchten. Strategisch empfehle ich jedoch, einen Planungsprozess vorzuschalten, um mehr zu erreichen. Etwa die Work-Live-Balance für die Mitarbeiter zu verbessern, die Flexibilität zu erhöhen, vielleicht auch Arbeitsplätze im Office zu sparen.
Wie schaffen Unternehmen die notwendigen technischen Voraussetzungen?
Das ergibt sich aus den vorab definierten Zielen. Oft empfehlen wir Lösungen, die als dezentraler Service aus der Cloud zur Verfügung stehen. Bei der Auswahl sollte die Anwenderfreundlichkeit im Vordergrund stehen. Es geht nicht darum, möglichst viele Features zu haben, sondern das Wesentliche einfach nutzen zu können. Dann nutzen es die Mitarbeiter gerne. Lösungen, die einfach und funktional sind und stabil laufen bringen die Wichtigsten Voraussetzungen also schon mal mit.
Welche Formen der Online-Zusammenarbeit sind möglich?
Grundsätzlich ist das Arbeiten im Home Office für viele Angestellte möglich. Die Mitarbeiter müssen dafür ihre Anwendungen unabhängig vom Büro nutzen können. Buchhaltung, Auftragsverarbeitung, Vertrieb, Kommunikation und andere Abteilungen können dann wie gewohnt und doch unabhängig vom Ort arbeiten. Eine ausreichend dimensionierte Internetanbindung ist natürlich Grundvoraussetzung.
Was ist für eine erfolgreiche Online-Projektarbeit zu beachten?
Online-Projektarbeit unterscheidet sich nicht grundsätzlich von anderer Projektarbeit – das einzige was fehlt ist die räumliche Nähe. Projektleiter erwarten häufig von einer Virtualisierung der Projekte gleichzeitig eine Verbesserung der Prozesse. Das trifft jedoch nicht selbstverständlich ein. Es braucht auch eine kulturelle Veränderung. Teamleiter müssen die Arbeit der Teammitglieder beurteilen können, ohne durch die Gänge zu gehen und direkt den Kollegen über die Schulter blicken zu können. Für manche Prozesse, die etwa ein vier Augen Prinzip verlangen, müssen angepasste Lösungen gefunden werden. Alle diese Punkte gilt es von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz und von Applikation zu Applikation im Vorfeld zu durchdenken.
Wie bereitet man die Mitarbeiter aufs Home-Office vor?
Die Usability ist der Schlüssel. Die Kommunikation und Zusammenarbeit sollten einfach sein. Je besser die Software, desto weniger Schulungsbedarf gibt es. Für viele Standard-Applikationen gibt es von den Herstellern sehr gute Tutorials, die online einfach zu finden sind.
Wie sieht es mit Konferenzen und Messen mit mehr als 50 Teilnehmern aus, machen die auch digital Sinn?
In der aktuellen Situation würde ich sagen: Wenn die Alternative ist, eine Messe oder Veranstaltung ganz ausfallen zu lassen, dann ist eine virtuelle Veranstaltung besser als gar keine. Formate zu finden, die Konferenzen und Messen komplett ersetzen können, ist zurzeit noch schwierig. Der Bedarf an entsprechenden Lösungen ist jedoch da und wird nun deutlich wachsen.
Welchen Tipp geben Sie Unternehmen mit auf den Weg, die jetzt schnell neue Möglichkeiten der Online-Arbeit schaffen möchten?
Natürlich gibt es Lösungen, die schnell zur Verfügung stehen und mit denen Firmen, die plötzlich viele Mitarbeiter im Home-Office haben, handlungsfähig bleiben. Führungskräfte sollten sich jedoch auch in der Krise die Zeit nehmen, grundsätzlich zu denken um langfristige Verbesserungen fürs eigene Unternehmen zu schaffen. Die aktuelle Situation ist ein technischer Beschleuniger, die Unternehmen werden langfristig von neuen Möglichkeiten des virtuellen Arbeitens profitieren.
Herr Weller, vielen Dank für das Interview!
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