Die eco Kompetenzgruppe E-Commerce im Video
Köln, 5. April 2016 – Parallel zur Digitalisierung der nationalen und europäischen Wirtschaft und des Handels gewinnen das Stellen von Elektronischen Rechnungen (E-Invoicing) und die begleitenden Prozesse – wie Elektronisches Bezahlen (E-Payment), Datenübertragung und -speicherung, Schnittstellen zum Liquiditätsmanagement, etc. – an Bedeutung, weil es enorme Fortschritte und Effizienzsteigerungen in den Geschäftsprozessen bedeutet.
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In diesem Zusammenhang stellen sich aber auch viele Fragen zur konkreten Umsetzung, auf die es bislang noch keine eindeutigen Antworten gibt.
Die eco Kompetenzgruppe E-Commerce traf sich am 5. April 2016 zum Fachgespräch in den Räumen des eco Verband in Köln, um den Handlungsbedarf und mögliche Handlungsrahmen im Umfeld der elektronischen Rechnung zu identifizieren.
Lesen Sie hier den vollständigen Bericht mit allen Videos:
Stefan Engel-Flechsig, Leiter FeRD: „ZUGFeRD in Deutschland und Europa – Aktuelle Entwicklungen“
Herr Engel-Flechsig startete mit dem ersten Impulsvortrag und stellte heraus, „dass die E-Rechnung nur ein Bestandteil der digitalen Transformation ist.“
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Der Prozess der elektronischen Rechnung bedürfe seiner Meinung nach jedoch großer Sorgfalt. Er stellte das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) vor, das als gemeinnützige Vereinigung die Akzeptanz und die Verbreitung der elektronischen Rechnung in Deutschland erhöhen möchte. FeRD soll zudem zur Meinungsbildung bei Unternehmen und Verbänden beitragen sowie die deutsche Meidung gebündelt an die Koordinationsgruppe der Europäischen Kommission weitergeben. Es sind bereits eine ganze Reihe von Verbänden an FeRD beteiligt.
Herr Engel-Flechsig stellte das von FeRD entwickelte hybride Rechnungsformat „ZUGFeRD“ vor, das aus zwei Komponenten besteht: einer PDF-Datei als Anzeige- und Archivierungsformat und einer XML-Datei zur elektronischen Weiterverarbeitung der Rechnung.
„Die erzielten Einsparpotenziale können nur mit strukturierten Daten und einer automatisierten Verarbeitung realisiert werden“, erläuterte Engel-Flechsig. Daher gehe der Trend ganz klar in die Richtung, die E-Rechnung mit strukturierten Daten zu verwenden. „Dies wird zur Folge haben“, so Engel-Flechsig weiter, „dass der Anteil der reinen PDF-Rechnungen zugunsten der hybriden Rechnungen abnehmen wird.“ Mit ZUGFeRD solle erreicht werden, dass in wenigen Jahren strukturierte Rechnungsdaten in Wirtschaft und Verwaltung – auch Länderübergreifend – ausgetauscht werden.
„Seit dem Steuererleichterungsgesetz ist die Verwendung der elektronischen Rechnung nicht nur erlaubt, sondern erwünscht“, so der Experte weiter. Schließlich wird seit 2010 die qualifizierte Signatur nur noch als Option angesehen und ist nicht mehr zwingend erforderlich. „Damit sind elektronische Rechnungen genauso einfach zu handhaben, wie Papierrechnungen“, so Engel-Flechsig. Es wurden lediglich 14 Datenelemente vorgeschrieben, die eine Rechnung enthalten muss – unabhängig vom Rechnungsformat.
Er schloss seinen Beitrag mit der Anmerkung, dass Deutschland hinsichtlich der elektronische Rechnung ein wenig den Zug verpasst habe. Von den Erfahrungen der europäischen Nachbarn könne Deutschland daher bereits einiges lernen. Problematisch sei zurzeit jedoch, dass jedes Land sein eigenes Format habe. Hier bestehe nun die Herausforderung, eine europäische Standardisierung zu erlangen.
Georg Rainer Hofmann, Hochschule Aschaffenburg: „Zur ökonomischen und psycho-sozialen Akzeptanz des E-Invoicing“
Herr Hofmann fragte eingangs danach, wo eigentlich das Akzeptanzproblem von ZUGFeRD liege. „An dem objektiven Bedarf kann es offensichtlich ja nicht liegen“, so Hofmann. Ein Ansatz könne daher sein zu hinterfragen, ob der Nutzer der Infrastruktur vertraut. „Methoden der repräsentativen Umfragen der empirischen Sozialforschung versagen hier jedoch“, so der Kompetenzgruppenleiter weiter.
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„E-Invoicing ist in Europa ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation“, postulierte Hofmann weiter. Als hemmende Faktoren könnten vor allem fehlende europäische Standardisierungen gesehen werden. Zudem bestehe kein Anbieter-Haftungstransfer für die korrekte Funktion der Software.
Laut Hofmann habe ZUGFeRD eine sehr hohe passive Akzeptanz: „Ich kenne kaum einen Verband oder Unternehmen, das gegen die elektronische Rechnung. Die aktive Akzeptanz, also die tatsächliche Nutzung, ist jedoch noch ein Problem.“ Zu den Problemfeldern gehöre die Reputation. Es sollte Anschluss an etablierte Standardisierungen – wie etwa CEN – gesucht werden.
Herr Hofmann sieht insbesondere im Schaffen von Investitionssicherheit und Risikobegrenzung eine Hebelwirkung für die Akzeptanz der elektronischen Rechnung: „Ein wichtiger Aspekt ist eine technische und juristische Aufklärung und Ausbildung der Anwender und Kunden mit Hilfe entsprechender (akademisch profilierten) Aus- und Weiterbildungsangebote.“ Essentiell sei auch die Einrichtung von Haftungstransfer durch Versicherungen. Zudem braucht es eine Etablierung von Prüfungs-Standards für E-Invoicing, so dass aufgezeigt werden kann, dass das System korrekt und belastbar funktioniert.
Laut Hofmann würde eine Europäische Initiative „EuroInvoice“ klar zur Akzeptanzerhöhung beitragen. Die Mission „EuroInvoice“ fasste Hofmann zusammen: „Akzeptanz und Vertrauen in E-Invoicing sind der Schlüssel für die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen in einer zunehmend globalen und digitalen Welt – mit einem großen Geschäftspotenzial.“ „EuroInvoice“ setze sich dafür ein, kontinuierlich die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen auf nationaler wie europäischer Ebene weiter zu entwickeln und zu harmonisieren.
Dr. Donovan Pfaff, Vorsitzender Gesellschaft zur Förderung des automatischen Rechnungswesens e.V.: „Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient“
„Forschen sie nicht weiter nach der Akzeptanz der elektronischen Rechnung und ZUGFeRD, sondern nehmen sie ZUGFeRD als Lösung an, da dieser Standard bereits alles erfüllt“, so das Plädoyer von Herrn Pfaff in seinem Vortrag. Er stellte anschaulich die große Ressourceneinsparung dar, die mit der Umstellung auf E-Invoicing verbunden ist.
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„Es existieren“, so Pfaff, „bereits Lösungen sowohl für große als auch kleine Unternehmen. Es bringt jedoch nichts, strukturierte Rechnungen verarbeiten zu können, wenn keine eingehen.“ Eine Lösung, um auch PDF-Rechnungen elektronisch weiterverarbeiten zu können, wäre ein Tool, das aus PDF-Rechnungen Rohdaten liest oder in das neue EU-Format konvertiert.
Wie auch seine Vorredner, forderte Pfaff für den grenzüberschreitenden Handel einen einheitlichen Standard. Die Realität sehe derzeit allerdings anders aus. Als erster Schritt soll nun für die öffentliche Verwaltung bis spätestens Mai 2017 ein semantischer / inhaltlicher Standard für E-Rechnungen in der EU veröffentlicht werden. Es bleibt abzuwarten, ob sich dieser Standard auch im B2B-Sektor durchsetzen wird. Herr Pfaff gab zu bedenken, dass „bei der Ausgestaltung von Standards für den Versand von Rechnungen sowohl Inhalt, Übertragungswege und Prozesse berücksichtigt werden müssen.“
Der eco Verband könne, so Pfaff weiter, Prozesse und Beispiele für KMU aufzeigen, die beschreiben, was sie
konkret zu tun haben, um elektronische Rechnungen versenden zu können.
Andreas Weiss, Direktor EuroCloud Deutschland_eco e.V: „Handlungsbedarf E-Invoicing?“
Auch Herr Weiss fragte in seinem Beitrag danach, woran es, trotz aller erkennbaren Vorteile, bei der Umsetzung der elektronischen Rechnung hakt. Herr Weiss sieht vor allem uneinheitliche Standards, voneinander abweichende nationale Gesetzgebungen und Sicherheitsbedenken als vorrangige Probleme bei der Umsetzung. KMUs müssen hier in besonderem Maß adressiert werden.
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Hybride Rechnungsformate haben bei KMUs vor allem das Problem, dass die Umsetzung hybrider Rechnungsformate kaum unterstützt wird, wenig Transparenz über die verschiedenen Formvorschriften existiert und wenig technische Kenntnisse vorhanden seien. Laut Weiss könnten spezialisierte Cloud Services aus dem Bereich Finance/Billing die Lücke zentral schließen, entsprechende Dienste für die Verwaltung von Zusatzdaten bereitstellen und die Bereitstellung der Ausgabeformate ermöglichen.
Als nächste Schritte sollten die E-Invoicing Standardisierung vorangetrieben werden und Use Cases – sowohl aus der Privatwirtschaft als auch dem öffentlicher Sektor – erarbeitet werden. Ein Hauptaugenmerk liege, so Weiss, auf der Interoperabilität und den Anforderungsprofilen. Der eco e.V und EuroCloud reichen am 12.4 einen EU Antrag (Horizon 2020) mit dem Projektnamen „CloudSMilE“ ein. Die Arbeitsschwerpunkte liegen hier auf:
- KMU Geschäftsprozessen
- Elektronische Rechnung als Hybrid Format
- Dem Aufbau eines Service Hubs zur Etablierung von Geschäftsprozessen mit Einbeziehung von verteilten Cloud Services
Als wichtige EU-Aktivität nannte Weiss abschließend noch die CEN-Standardisierung.
Rudolf von Megen, Vorsitzender des Vorstandes des „German ICT & Media Institutes e.V“ (GIMI): „Diskussionsbeitrag Handlungsbedarf für E-Invoicing“
Laut Herrn von Megen braucht es für die Digitalisierung der Rechnungslegung heute vor allem eine Zertifizierung der Konformität der Datentransfers mit damit verbunden Prüfstandards.
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„Die elektronische Rechnung bringt den Nutzern zwar zahlreiche Vorteile, es müssen jedoch auf der anderen Seite Abläufe in den Unternehmen geändert werden“, Herr von Megen fordert in seinem Beitrag eine EuroInvoice-Initiative des eco um die Bedarfe der Unternehmen – insbesondere der KMU zu ermitteln. Es müsste insbesondere danach gefragt werden
- Wie arbeiten heute KMU‘s?
- Wie müssen im Rahmen der Digitalisierung deren Geschäftsprozesse und insbesondere deren Ablage in Zukunft organisiert werden?
- Wie groß muss der Nutzen sein, damit der Einstieg folgt?
Abschließend gab Herr von Megen noch einige Einblicke in den German ICT & Media Institute e.V.
Die Diskussionsrunde
Hier finden Sie den vollständigen Nachricht zur Paneldiskussion
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Downloads
Lars Steffen:
Begrüßung, Termine und Neues aus der Kompetenzgruppe vom 05.04.2016
Stefan Engel-Flechsig, Leiter FeRD:
„ZUGFeRD in Deutschland und Europa – Aktuelle Entwicklungen“
Prof. Dr. Georg Rainer Hofmann:
„Zur ökonomischen und psycho-sozialen Akzeptanz des E-Invoicing“
Dr. Donovan Pfaff:
„Elektronischer Rechnungsaustausch einfach und effizient“
Andreas Weiss:
„Handlungsbedarf E-Invoicing?“
Rudolf von Megen:
„Diskussionsbeitrag Handlungsbedarf für E-Invoicing“
Meike Schumacher:
