Wie führen Unternehmen KI-Tools optimal ein, damit alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren? Und auf welche massiven Veränderungen in den nächsten Jahren müssen wir uns einstellen? Im Interview berichtet Christian Forjahn, Customer Engagement Manager bei aConTech GmbH (Teil der Teccle Group), wie sich die Organisationsstruktur in Unternehmen mit KI weiterentwickeln kann.
Christian, wie können Unternehmen von KI (Künstlicher Intelligenz) profitieren?
Führen Unternehmen KI-Technologien ein, dann ergeben sich viele Vorteile: Im Marketing hilft KI etwa bei der Content-Erstellung, Texte und Bilder werden mit KI immer besser. Sogar der persönliche Schreibstil wird übernommen. Das hilft, auch wenn man das der KI nicht allein überlässt, sondern sich eher unterstützen lässt. Auch für die Kundenansprache oder für die Programmierung einer Landingpage lassen sich schnell und einfach Entwürfe generieren, die nur noch überarbeitet werden müssen. Im Vertrieb hilft die KI, Herausforderungen des Kunden zu erkennen und entsprechende Sales-Pitches vorzubereiten. Generell profitieren alle Mitarbeitenden, die an Online-Meetings teilnehmen, weil die KI nach dem Meeting die Ergebnisse und Aufgaben jedes Einzelnen zusammenfassen kann. Das steigert nicht nur die Arbeitseffizienz, sondern auch die Qualität. Dazu muss man sagen, dass die von der KI gelieferten Ergebnisse aktuell sehr schnell immer besser werden.
Sollte man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Arbeit mit den neuen KI-Tools vorbereiten?
Auf jeden Fall, damit Künstliche Intelligenz den größten Nutzen für ein Unternehmen entfaltet, sollten entsprechende Tools geplant eingeführt werden. Wir haben gemeinsam mit Pädagogen ein Framework dafür geschaffen. In Organisationen gibt es häufig unterschiedliche Wissensstände und unterschiedliche Erfahrungen. Wir wollen jedoch alle Mitarbeitenden abholen und allen zukünftigen Nutzerinnen und Nutzern Lust machen, die neue Technik zu nutzen. Dafür setzen wir auf unterschiedliche Formen der Wissensvermittlung, die jeweils zum Vorwissen in der jeweiligen Abteilung passen. Die Menschen adaptieren die neuen Möglichkeiten sehr schnell und sind letztendlich zufriedener mit der neuen Technik.
Welche Hürden können dabei auftauchen?
Wir wollen vor allem Ängste nehmen, wie KI das Arbeitsleben verändern und Unternehmen umwälzen kann. Wir zeigen den Mitarbeitenden: KI wird euch langfristig unterstützen und natürlich die Jobs verändern. Langweiligere und sich wiederholende Aufgaben kann die KI übernehmen. Die Verantwortung, gute Ergebnisse zu erzielen, bleibt jedoch bei den Nutzerinnen und Nutzern. Letztendlich helfen neue Tools, etwa der Microsoft Copilot, bei der täglichen Arbeit. Das wollen wir vermitteln.
Wie geht ihr bei den Schulungen vor?
Wir vermitteln die technischen Themen anhand von Beispielen und gehen auch auf organisatorische Veränderungen ein. Beispiel Sales-Abteilung: Mit dem Copilot bekommen die Mitarbeitenden einen Helfer an die Seite, der beispielsweise die Kundenqualifizierung unterstützt, Meetings zusammenfasst oder Texte und Präsentationen entwirft. Mittelfristig wird sich dadurch die Organisationsstruktur in Unternehmen ändern. Wir dürfen dabei nicht vergessen: Die KI selbst steckt noch in den Kinderschuhen, doch es geht rasant vorwärts und dadurch werden sich Organisationsstrukturen nach und nach sinnvoll anpassen.
Und das Wissen setzt sich dann im Unternehmen fort?
Genau, das ist unser Ziel. In jedem Unternehmen gibt es Power-User und Evangelisten, die richtig Bock auf die neuen Technologien haben. Die kennen sich in der Regel schon gut damit aus und bilden ein Center of Excellence. Mitarbeitende anderer Abteilungen können dort auf dieses Know-how zugreifen. Statt auf verpflichtende Schulungen setzen wir auf offene Meetings, in denen Fragen besprochen werden. Hauptsächlich geht es uns darum, die Kommunikation rund um die neuen Tools zu fördern. Beispielsweise geben die Power-User Tipps, mit welchen Prompts sie super Ergebnisse erzielen konnten, die bei der Arbeit wirklich hilfreich waren. Die neuen Nutzerinnen und Nutzern können dann gleich mit neuen Tools produktiv arbeiten.
Was heißt das für die Organisationsstruktur?
Die entwickelt sich weiter. Zielorientiertes Arbeiten beispielsweise setzt sich immer weiter durch, die Produktivität insgesamt steigt, da Mitarbeitende von wiederkehrenden Aufgaben entlastet werden. Mitarbeitende arbeiten voraussichtlich dadurch nicht weniger, sondern haben verstärkt kreative, sinnstiftende Aufgaben.
Wann sollten Unternehmen beginnen, sich mit Künstlicher Intelligenz zu befassen?
Der Zeitpunkt ist jetzt optimal, weil wir noch in den Anfängen sind. Unternehmen sollten sich jetzt die Frage stellen, welche Herausforderungen sie aktuell mithilfe von KI angehen könnten. Ein erster Schritt wäre es beispielsweise, Verantwortlichkeiten zu definieren – etwa eine Task-Force zu gründen, die sich mit dem Thema beschäftigt. Wir haben gesehen, welche Riesenschritte in den letzten 1,5 Jahren gemacht wurden. Unternehmen sollten vorbereitet sein, wenn sich das Thema KI in den nächsten Jahren massiv weiterentwickelt und große Mehrwerte gehoben werden können.
Christian, vielen Dank für das Interview!
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